สำนักงานที่ตั้งอยู่ในทำเลที่ดีสามารถส่งผลต่อความสะดวกในการเข้าถึงลูกค้า พนักงาน ซัพพลายเออร์ และบริการต่างๆ ในบริเวณใกล้เคียง ธุรกิจที่กำลังมองหา เช่าออฟฟิศการพิจารณาทำเลที่ตั้งสำนักงานมักต้องมองให้ไกลกว่าแค่ตัวห้องทำงาน โดยต้องคำนึงถึงระบบขนส่ง ธุรกิจโดยรอบ สิ่งอำนวยความสะดวกในชีวิตประจำวัน และลักษณะของย่านธุรกิจนั้นๆ การตั้งอยู่ในทำเลใจกลางเมืองช่วยให้การเดินทางในแต่ละวันสะดวกขึ้นและสนับสนุนกิจกรรมทางธุรกิจต่างๆ ได้เป็นอย่างดี
ทำเลที่เหมาะสมควรสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานของบริษัท บริษัทที่เน้นงานบริการอาจต้องการทำเลที่ลูกค้าเดินทางมาหาได้ง่าย ทีมงานที่กำลังขยายตัวอาจให้ความสำคัญกับการเชื่อมต่อด้านการขนส่ง ส่วนบริษัทที่มีการประชุมบ่อยครั้งอาจชอบย่านที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ดังนั้น การตัดสินใจเลือกทำเลจึงต้องอาศัยการพิจารณาที่มากกว่าแค่การดูสถานที่เพียงผิวเผิน
1. การเชื่อมต่อในย่านธุรกิจ
ย่านธุรกิจใจกลางเมืองมักทำให้บริษัทตั้งอยู่ใกล้กับองค์กรอื่นๆ ซึ่งช่วยเอื้อต่อการประชุม การติดต่อกับซัพพลายเออร์ และการสร้างเครือข่ายทางธุรกิจ นอกจากนี้ สภาพแวดล้อมโดยรอบยังส่งผลต่อความสะดวกในการจัดการธุระต่างๆ ของพนักงานในแต่ละวันอีกด้วย
•ธุรกิจที่อยู่ใกล้เคียงช่วยให้การประชุมทางธุรกิจสะดวกและรวดเร็วขึ้น
•ย่านใจกลางเมืองมักมีทางเลือกในการเดินทางที่หลากหลาย
•ลูกค้าสามารถเดินทางมายังย่านธุรกิจที่เป็นที่รู้จักได้ง่ายกว่า
•ซัพพลายเออร์สามารถเข้ามาติดต่อได้สะดวกโดยไม่มีปัญหาเรื่องการเดินทาง
•บริษัทโดยรอบอาจช่วยสร้างโอกาสในการเชื่อมต่อทางธุรกิจที่เป็นประโยชน์
2. การเดินทางและการสัญจรในชีวิตประจำวัน
สภาพการเดินทางส่งผลต่อกิจวัตรประจำวันของสำนักงานในทุกวันทำงาน ทำเลที่ตั้งใกล้เส้นทางคมนาคมหลักช่วยลดความล่าช้าที่ไม่จำเป็นได้ พนักงานแต่ละคนอาจมีความต้องการในการเดินทางที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงควรพิจารณาเรื่องการเข้าถึงสถานที่จากหลากหลายมุมมอง
•ตรวจสอบระบบขนส่งสาธารณะในละแวกใกล้เคียงก่อนเลือกสถานที่ทำงาน
•ตรวจสอบระยะทางในการเดินเท้าจากสถานีขนส่งมายังอาคารสำนักงาน
•พิจารณาสภาพการจราจรในช่วงเวลาทำงานปกติ
•ประเมินความพร้อมของที่จอดรถสำหรับพนักงานและผู้มาติดต่อ
•ตรวจสอบเส้นทางที่ลูกค้ามักใช้ในการเดินทางมายังบริษัท
3. บริการที่จำเป็นสำหรับธุรกิจในละแวกใกล้เคียง
สำนักงานจะดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากมีบริการที่จำเป็นอยู่ไม่ไกลเกินไป ไม่ว่าจะเป็นธนาคาร บริการงานพิมพ์ ร้านอาหาร ร้านค้า และผู้ให้บริการด้านวิชาชีพต่างๆ สิ่งเหล่านี้ช่วยตอบสนองความต้องการในชีวิตประจำวันและช่วยประหยัดเวลาเมื่อต้องจัดการธุระเล็กๆ น้อยๆ ในระหว่างเวลาทำงาน
•มองหาธนาคารที่ตั้งอยู่ในระยะทางที่เดินทางไปได้สะดวก
•ตรวจสอบความพร้อมของบริการงานพิมพ์และบริการด้านเอกสาร
•สำรวจสถานที่ใกล้เคียงที่เหมาะสำหรับการประชุมทางธุรกิจแบบไม่เป็นทางการ
•มองหาร้านค้าและบริการต่างๆ ที่เป็นประโยชน์รอบอาคารสำนักงาน
•พิจารณาผู้ให้บริการด้านวิชาชีพที่ตั้งอยู่ในย่านเดียวกัน
4. ความเหมาะสมของพื้นที่ทำงานและความต้องการทางธุรกิจ
สถานที่ตั้งไม่ควรเป็นเพียงแค่ที่อยู่สำหรับบริษัทเท่านั้น แต่ควรเป็นพื้นที่ที่รองรับลักษณะการทำงานจริงของบริษัทได้ด้วย บริษัทควรคำนึงถึงปัจจัยต่างๆ เช่น จำนวนพนักงาน ความถี่ในการประชุม ความเป็นส่วนตัว พื้นที่จัดเก็บเอกสารหรืออุปกรณ์ และแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของบุคลากร ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกสถานที่ เช่าออฟฟิศ. สำนักงานที่เหมาะสมควรเอื้อต่อการปฏิบัติงานจริงในสถานการณ์ปกติ
•จัดสรรพื้นที่ให้สอดคล้องกับจำนวนบุคลากรที่มีอยู่
•พิจารณาพื้นที่สำหรับการประชุมโดยอิงจากความถี่ในการนัดหมายตามปกติ
•ตรวจสอบมาตรการรักษาความเป็นส่วนตัวสำหรับการหารือเรื่องธุรกิจที่เป็นความลับ
•พิจารณาความจุของพื้นที่จัดเก็บเอกสารและอุปกรณ์ต่างๆ
•ประเมินว่าผังสำนักงานรองรับกิจกรรมการทำงานที่หลากหลายได้หรือไม่
5. การวางแผนทำเลที่ตั้งในระยะยาว
ทำเลในย่านใจกลางเมืองอาจยังคงเหมาะสมแม้บริษัทจะเติบโตขึ้น อย่างไรก็ตาม สภาพแวดล้อมโดยรอบอาจเปลี่ยนแปลงไปได้ ปัจจัยต่างๆ เช่น ค่าเช่า รูปแบบการจราจร กฎระเบียบของอาคาร และกิจกรรมทางธุรกิจในพื้นที่ ล้วนส่งผลต่อความเหมาะสมของทำเลเมื่อเวลาผ่านไป การพิจารณาอย่างรอบคอบจะช่วยให้บริษัทหลีกเลี่ยงการตัดสินใจโดยยึดติดกับสภาพการณ์ในปัจจุบันเพียงอย่างเดียว
•เปรียบเทียบเงื่อนไขการเช่าก่อนตัดสินใจทำสัญญาผูกพันระยะยาว
•พิจารณาแผนการจัดอัตรากำลังคนในอนาคตก่อนเลือกพื้นที่
•ตรวจสอบกฎระเบียบของอาคารที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ
•สังเกตกิจกรรมทางธุรกิจในช่วงเวลาทำงานที่แตกต่างกัน
•ประเมินความต้องการด้านทำเลที่ตั้งใหม่อีกครั้งเมื่อความต้องการของบริษัทเปลี่ยนแปลงไป
สำนักงานใหญ่ควรเป็นมากกว่าแค่สถานที่สำหรับนั่งทำงานประจำวัน แต่ยังส่งผลต่อการดำเนินงานในพื้นที่โดยรอบ ทั้งในด้านการคมนาคมขนส่ง การเดินทางมาติดต่อของลูกค้า การประสานงานกับซัพพลายเออร์ และการเข้าถึงบริการที่สำคัญ การพิจารณาปัจจัยเหล่านี้ควบคู่กันไปจะช่วยให้บริษัทตัดสินใจได้ดีกว่าการพิจารณาเพียงแค่รูปลักษณ์ทางกายภาพของสถานที่เท่านั้น ทางเลือกที่เหมาะสมในทางปฏิบัติคือทางเลือกที่ตอบโจทย์ทั้งความต้องการในการทำงานและภาพรวมของธุรกิจ อีกทั้งยังมอบความยืดหยุ่นและเอื้อให้เกิดการปรับตัวตามสภาวะทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปได้